Conception du programme

Un appel à propositions est publié plusieurs mois avant l'événement. Il invite la communauté à soumettre des propositions de sessions en lien avec les thèmes de l'événement.

Le thème général est défini par l'équipe organisatrice. Les axes thématiques correspondent à des domaines d'intérêt généraux, tandis que les thèmes abordent des sujets spécifiques traités lors de chaque session au sein de chaque axe.

Les commissaires du programme sont souvent répartis dans différentes villes. Des visioconférences régulières et un outil de commissariat partagé permettent d'assurer la cohérence du processus.

Une fois l'appel à propositions clos, les sessions sont examinées, sélectionnées et organisées en un programme cohérent. Il convient de tenir compte de la fluidité, du dynamisme et de la diversité des formats.

Au-delà du contenu, l'expérience des participants est importante : les transitions entre les sessions, les espaces dédiés au réseautage informel, les moments de surprise.